Pola pengaturan kerja yang buruk bisa menghambat karier Anda. Terapkan manajemen diri yang baik untuk mengatasinya.
Waktu sudah menunjukkan pukul lima sore, tetapi pekerjaan Anda masih menumpuk. Padahal Anda sudah mulai bekerja sejak pukul sembilan pagi. Waktu seolah-olah terus memburu. Pekerjaan juga tidak memberi Anda kesempatan bergerak dengan leluasa. Jangankan untuk bersenang-senang, untuk menyelesaikan pekerjaan saja. Anda sudah terengah-engah. Bahkan meski energi Anda habis, tetap saja tugas-tugas itu tidak selesai.
Mungkin, pekerjaan yang menumpuk bisa dijadikan alasan mengapa Anda kehabisan waktu. Atau, mungkin Anda memang mempunyai kebiasaan bekerja menjelang tenggat sehingga selalu terburu-buru? Hal ini sebenarnya bisa diatasi dengan pola pengaturan kerja melalui manajemen diri yang baik.
Apakah manajemen diri?
Manajemen diri adalah kemampuan mengelola pola perilaku agar aktivitas kehidupan bisa terselesaikan dengan baik. Dalam bekerja, seseorang yang mempunyai manajemen diri yang baik, biasanya mampu mengelola dan menyelesaikan pekerjaan dan aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan (seperti menjalin jejaring atau sekolah lagi)
Memang, untuk sebagian orang, mengelola diri tak mudah. Karenanya, dalam proses ini Anda harus menetapkan tujuan, evaluasi perilaku, serta penyusunan rencana-rencana untuk mendapat hasil yang Anda harapkan. Untuk itu, tak jarang Anda harus mengubah kebiasaan-kebiasaan yang selama ini sering Anda lakukan.
Bagaimana membuat manajemen diri yang baik?
Sebelum melakukan perencanaan manajemen diri, terlebih dulu Anda harus mengenal karakterisitik pekerjaan Anda. Ada dua karakteristik pekerjaan:
Pertama, pekerjaan yang sepenuhnya di bawah kontrol kita. Misalnya, pekerjaan yang sering kali mengharuskan Anda berada di belakang meja, seperti sekretaris atau pegawai administrasi.
Kedua, pekerjaan yang sering kali dipengaruhi faktor luar. Contohnya, pekerjaan di media massa, yang bayak mengandalkan situasi untuk mengejar aktualitas.
Lalu, untuk menyusun manajemen diri, Anda memerlukan tiga kemampuan, yaitu:
1. Kemampuan memprediksi
Kemampuan ini sangat penting terutama pada pekerjaan yang sering kali dipengaruhi faktor luas. Keluar, ini menyangkut kemampuan memprediksi atau meramalkan situasi dan keadaan yang sangat penting. Sedangkan ke dalam, ini menyangkut kemampuan Anda memperkirakan seberapa banyak tugas atau beban pekerjaan yang akan dilakukan
2. Kemampuan kategorisasi
Ini merupakan kemampuan untuk mengelompokkan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab Anda (perhatikan diagram di bawah untuk mempermudah Anda membuat kategorisasi)
3. Kemampuan menentukan prioritas
Setelah melakukan kategorisasi, yang harus Anda lakukan adalah menentukan prioritas, dengan mempertimbangkan waktu, dampak dan siapa pemberi tugas.
Dengan bantuan diagram kategori pekerjaan, sebenarnya Anda bisa dengan mudah menentukan prioritas. Prioritas pertama adalah pekerjaan yang penting dan mendesak. Setelah itu, Anda mempertimbangkan antara pekerjaan penting dan tidak mendesak. Lihatlah situasi Anda saat itu. Tapi rumusnya begini. Pekerjaan penting, bagaimanapun harus dikerjakan. Tinggal Anda mempertimbangkan dikerjakan sekarang atau nanti. Sedangkan pekerjaan mendesak harus dilihat pengaruh kepentingannya. Jika pengaruhnya sedikit, pekerjaan mendesak bisa dikurangi porsi kerjanya atau ditiadakan sama sekali.
Apa saja yang perlu di perhitungkan?
Semestinya, jika Anda mampu melakukan hal-hal di atas, dalam kondisi mendesak pun Anda bisa menyelesaikan pekerjaan Anda. Namun, memang ada faktor-faktor tertentu yang bisa menggagalkan pekerjaan Anda yang harus Anda perhitungkan agar tidak menjadi penghambat.
- Faktor eksternal
Dalam setiap pekerjaan, faktor penghambat eksternal ini berbeda-beda. Faktor ini berada di luar jangkauan Anda. Tapi, kalau Anda mempunyai kemampuan prediksi yang baik, seharusnya faktor ini bisa diminimalkan. Dalam dunis bisnis, misalnya Anda sering kali tidak tahu persis apa kemauan konsumen. Tapi, kalau Anda rajin mengamati tren pasar, Anda bisa mengatasinya. Anda memang tidak bisa mengendalikan faktor eksternal, tapi Anda bisa mengantisipasinya.
- Faktor internal
Ada tiga hal yang terkait, yaitu:
o Bobot pekerjaan itu sendiri, berat atau ringan
o Orang-orang yang terkait dengan pekerjaan Anda
o Waktu. Tuhan sesungguhnya paling adil dalam soal waktu. Setiap orang diberi-Nya waktu yang sama, yakni 24 jam sehari. Jadi mengapa seseorang bisa kehabisan waktu sedangkan yang lain tidak? Ini berkaitan juga dengan pengendalian diri dan kemampuan untuk melihat kelebihan dan kekurangan Anda.
Bagaimana jika tak mampu mengelola diri?
Tanpa manajemen diri yang baik, pekerjaan yang Anda hasilkan tidak akan pernah sempurna. Anda hanya bisa menyelesaikannya, tapi soal kualitas belum tentu. Anda juga sulit menghadapi hambatan yang tiba-tiba muncul. Sebagai contoh, saat sudah kepepet, tiba-tiba Anda sakit perut atau mendapat tugas mendadak yang harus segera ditangani. Bagaimanapun, hasil pekerjaan akan jauh lebih baik dan memuaskan jika Anda sudah mampu mengelola diri dengan baik.
Di samping itu, manajemen diri yang kacau hanya akan menguras waktu dan energi Anda. Setiap saat Anda merasa tergesa-gesa dan Anda akan kehilangan waktu berkualitas untuk diri sendiri dan keluarga.
Kapan perlu mengubah manajemen diri?
Kalau Anda merasa manajemen diri Anda memang tidak bagus, saat ini juga sebaiknya Anda melakukan perubahan. Tidak ada kata terlambat untuk hal yang baik. Ada tiga hal pokok yang harus Anda lakukan untuk mengubah diri, yaitu monitoring, evaluasi, dan reinforcement (penguatan diri).
Misalkan, Anda biasa bekerja terburu-buru. Dalam seminggu, Anda hanya bekerja dua hari di saat menjelang tenggat. Berarti waktu Anda sangat mepet. Untuk mengubah kebiasaan ini, Anda harus membuat program yang harus Anda taati. Perubahan ini bertahap dari minggu ke minggu. Misalnya, minggu pertama Anda boleh bekerja mepet tiga hari menjelang tenggat. Minggu ke dua, empat hari sebelum tenggat dan seterusnya. Perubahan ini harus dimonitor dan dievaluasi. Jika pada minggu pertama ternyata berhasil, maka Anda perlu memberi penguatan diri, misalnya dengan cara memberi hadiah bagi diri Anda sendiri. Sebaliknya jika gagal, dendalah diri Anda, misalnya dengan jalan mentraktir teman.
Menunda: Hambatan Mengelola Diri
Kebiasan menunda adalah salah satu ciri orang yang manajemen waktunya kacau. Biasanya,orang-orang yang suka menunda-nunda pekerjaan sering mengatakan sbb:
Kalau saya menunda satu hari saja, tidak akan mengganggu jadwal,toh, masih ada hari esok
Tidak masalah jika saya terlambat beberapa menit, orang lain pun sering terlambat juga.
Jika belum menemukan kalimat pembuka yang pas, saya belum bisa menulisapapun
Saya baru bekerja dengan baik kalau sudah dikejar tenggat
Saya cuma mau bersantai 30 menit saja, setelah itu pasti tugas-tugas inisaya
Perlu diingat, semua proses ini memerlukan waktu dan perlu dilakukan secara bertahap. Jangan berpikir bahwa kebiasaan bertahun-tahun bisa berubah dalam tempo singkat. Lebih bagus lagi jika Anda melibatkan orang luar untuk mengubah kebiasaan ini. Misalnya, melibatkan atasan untuk melakukan monitoring dan evaluasi. (Sumber:Femina No. 25/2002).
Baiklah, teman-teman semoga tulisan diatas dapat membuka wacana kita, agar kita mempunyai strategi didalam mengelola diri kita, sehingga kita mampu bekerja sesuai dengan waktu yang diberikan, kitapun mampu melakukan aktifitas kita yang lainnya tanpa ada beban pekerjaan yang kita tinggalkan. Kitapun dapat melakukan hobby kita, tanpa memikirkan pekerjaan, karena kita sudah mampu mengelola diri kita. Doa saya semoga sukses menyertai kita semua, Amin 3x Ya Rabbal Alamin.
Sukses untuk kita yang mampu mengelola diri
Noflinda Eliza, SKM
